総会での会計監査報告の仕方!セリフはコレ!代理人でも大丈夫?!

お子様の部活動での役員として、1年間の会計業務、お疲れ様でした。部活動全体のお金に関わる業務ですから、日常的に神経を使う業務であったと思います。

決算報告書の作成や監査を終えたのであれば、あとは総会にて報告し、承認を得て、後任者に引き継ぐだけですね。あともう少し頑張ってくださいね。

今回は総会での会計監査報告の仕方、セリフの文例、代理人についてお伝えします。ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

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総会での会計監査報告の仕方

 会計報告等や議案の審議等が行われる総会は、基本的に司会者がおり、その司会者に指名された担当者が壇上に上がり、説明を行います。

会計・監査報告は、まず司会者より会計報告を行うことがアナウンスされ、会計担当が指名されます。指名された会計担当は、決算報告書をもとに会計報告を行います。その後、監査担当を呼び、監査担当より監査報告を行う流れです。

 会計報告のやり方は報告書の内容によって異なります。項目が少ない報告書であれば、全部を読み上げて報告すると丁寧ですし、項目が多い報告書だと全部を読み上げるのは逆にわかりにくくなってしまいます。

書類は会員の方すべてに配布されていると前提するのであれば、ある程度省略をして、伝えるべき項目のみをピックアップしておくと良いでしょう。予算と決算に相違がない項目であれば省略しても構いません。

予算と大きく相違のある項目は質問も出やすいですから、報告をきちんと行う必要があります。また、大きな出費をした項目の内容や予算と大きく異なる出費が発生した項目があれば、補足説明を行いましょう。

 監査報告に関しては、監査を担当した監事より行います。壇上にいる会計担当より監事を紹介する場合もありますし、会計担当が一旦降壇して、司会より改めて監事が紹介される場合もあります。

会計監査報告をする時のセリフの文例

 会計報告も監査報告も、ある程度決まった文例があります。インターネットでも多く情報を集めることができますので、ぜひ参考にしてみてください。

会計報告に関しては、決算報告書に基づき、必要な項目の説明及び報告を行います。

「ただ今から○年度決算報告を行います。資料は〇ページからになりますのでお開き下さい。なお収入、支出とも「予算額」「決算額」「比較増減」「摘要」の順に読み上げて行きます。項目はすべてではなく、必要に応じて省略させていただきますので、ご了承ください」

このような文例が多いです。

監査報告に関しては、会計担当が行った決算報告に対しての監査結果を報告します。まずはじめに「いつどこで(年月日・場所)」「誰が(監事の名前)」「誰の立会のもとで(会長や会計担当など)」「どのような確認作業を行ったか」を報告します。

必要な情報をまとめて

「○年○月○日に、○○会議室において、監事○○と○○が、会長と会計担当立会のもとで、○年度決算報告書の監査を行いましたので、報告します。なお、監査においては帳簿と収支報告書の確認、帳簿と領収書、通帳の突き合わせの確認を行いました。」

このように伝えれば問題ありません。

そして最終的に会計に問題がなかった場合には

「○年度決算報告につきましては、帳簿並びに領収書等、関係証票書類に基づき監査の結果、会計基準に則り適正に処理されていることを報告します」

このように締めくくります。

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会計監査報告は代理人でもいい?

 やむを得ない事由で総会に参加できないこともありますよね。会計担当や監査担当など、報告を行うべき立場であった場合に欠席することは心苦しいですが、基本的に総会に担当者が出席できなくても問題はありません。

代理を立て、その代理者が報告を行うことで議案の決裁は実施することができます。

監査報告を実施する際には、代理者が「いつどこで(年月日・場所)」「誰が(監事の名前)」「誰の立会のもとで(会長や会計担当など)」「どのような確認作業を行ったか」「会計処理に問題はなかったか」を報告すれば大丈夫です。

 最終的に代理人が必要とならないように、監事を予め複数名選出しておき、監査も複数名で実施すると、誰かが欠席しても代理人を立てずに済みますね。複数名の監事がみな出席できない場合には仕方ありませんが、できるだけ代理人を立てない手段を検討しておくことが必要です。

また、総会に出席する会員の納得を得るためには、監事による監査報告書があると良いでしょう。口頭で報告する予定であった内容を、監査報告書という書面にして配布しておくことで、監査内容の客観性が示されるかと思います。

特に会計報告に気になる点や改善点があった場合には、なおさらです。質問が出てくることも想定されますから、代理人の方とも綿密な打ち合わせをしておく必要がありますね。

まとめ

さて今回は、会計収支報告の報告を行う総会について、報告のやり方、文例、代理人についてお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか?

総会など、大勢の人が参加する前で報告を行うのは緊張すると思います。その場で想定していなかった質問が出てくることもありますから、資料を読み込んだり、前任の会計担当と相談しておいたりすると少しでも不安が解消するかもしれません。

1年間の会計業務の締めくくりとなる総会ですから、万全の準備をして臨んでくださいね。

会計監査は役員がやるの?やり方や報告する時の文例はこちら!

会計報告の書き方!項目や摘要には何を書く?部活動の会計必見!

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